Sociëteit Apeldoorn heeft gekozen voor een nieuwe verenigingsstructuur met een aantal actieve commissies. In dit document worden de spelregels van deze commissies in hoofdlijnen toegelicht. Per commissie is daarbij de doelstelling, toelichting, aandachtsgebieden en contacten uitgewerkt.

Commissies algemeen

De verschillende commissies hebben ieder hun eigen aandachtsgebieden (zie hieronder) waarbij in de praktijk vanwege de mogelijke overlap sprake is van onderlinge afstemming.
De commissies zijn geen verantwoording verschuldigd aan de leden en hoeven geen notulen te maken van hun bijeenkomsten en vergaderingen.
Iedere commissie heeft binnen het bestuur een aanspreekpunt, waarmee periodiek – tenminste 1 maal per kwartaal – afstemming plaatsvindt.

Samenstelling commissies

Om zoveel mogelijk voeling te houden met de leden, streeft het bestuur er naar om de diverse commissies qua samenstelling een afspiegeling te laten zijn van het ledenbestand. Zo wordt er gepoogd om in elke commissie zowel mannen als vrouwen zitting te laten nemen en op zoek te gaan naar mensen uit verschillende leeftijdscategorieën en uit verschillende clubs en kringen binnen de sociëteit.
De termijn dat iemand zitting kan hebben in een commissie is zes jaar. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter. Nieuwe leden van de commissie worden op voorstel van de zittende leden na overleg met het bestuur benaderd.

Kosten commissies

Voor de uitvoering van de aandachtsgebieden is in overleg met het bestuur een jaarlijks budget per commissie beschikbaar. Commissies doen daarvoor een budgettair voorstel bij de penningmeester.
Gemaakte kosten binnen het budget kunnen door de commissieleden worden gedeclareerd bij de penningmeester.

Ter ondersteuning van het bestuur en de verschillende commissies heeft de Sociëteit een website. De website wordt beheerd door een webredactie / webmaster. Door de webredactie wordt de content op de website onderhouden en de nieuwsbrief periodiek samengesteld en verstuurd.

In 2019 wordt een nieuwe website voor de Sociëteit gebouwd en voorzien van de benodigde content (tekst / inhoud), agenda en foto’s.
De website moet hét platform binnen de Sociëteit gaan worden voor:
– berichten van het bestuur,
– de nieuwsbrief
– de activiteiten van en op de Sociëteit,
– de geschiedenis van de Sociëteit,
– fotoarchief,
– het ledenbestand,
– de verschillende clubs, kringen en commissies.

De webredactie alsmede de gehele communicatie valt onder de voorzitter van de Sociëteit.

Doelstelling

De Commissie adviseert het bestuur inzake de door het bestuur te beheren financiële middelen.

Toelichting

De vereniging Sociëteit Apeldoorn heeft door de verkoop van haar gebouw de beschikking gekregen over een substantieel vermogen. Het bestuur van de vereniging wenst dit vermogen zo goed mogelijk te beheren en mede aan te wenden voor de activiteiten en faciliteiten van de vereniging en haar leden.

Aandachtsgebieden

• het bestuur adviezen en suggesties geven omtrent het te volgen beleggingsbeleid,
• als gesprekspartner van het bestuur fungeren omtrent de aanwending van de
  financiële middelen op korte en lange termijn.

Contact bestuur: penningmeester

Naast de ‘nieuwe’ Financiële Commissie kent Sociëteit Apeldoorn in lijn met haar statuten een kascommissie.

Doelstelling:

De commissie heeft tot doel het ontwikkelen en in standhouden van een frequent en gevarieerd activiteiten- en evenementenprogramma voor de leden.

Aandachtsgebieden

• Het verzorgen van minimaal 2 activiteiten of evenementen per maand op de maandag.
• De organisatie van de Nieuwjaarsborrel, de Heildronk op Koningsdag, Seizoenstart in de maand september, etc
• De communicatie en uitnodigingen naar de leden betreffende haar activiteiten en evenementen in de vorm een activiteitenagenda op de website en in de nieuwsbrieven.
• Afstemming met de Commissie Horeca (situatie aan de Kerklaan) aangaande hapjes en drankjes tijdens de activiteiten en evenementen die passen binnen het toegewezen budget.
• De vergoeding in natura of aan de hand van een factuur aan sprekers, entertainers, muziek etc. verzorgen.

Relatie: een korte communicatielijn naar de Commissies Horeca en Ledenwerving
Contact bestuur: voorzitter

Doelstelling:

De commissie richt zich specifiek op de werving van nieuwe leden voor de Sociëteit Apeldoorn.

Aandachtsgebieden

• Het organiseren van acties voor de werving van nieuwe leden en het definiëren van de doelgroepen van de beoogde nieuwe leden.
• Het verzorgen van de introductie van nieuwe leden (behoud).
• Zorgen voor de juiste communicatie en media t.b.v. hun wervingsactiviteiten.
• Het doorgeven van de gegevens van potentiële nieuwe leden aan het secretariaat van de Sociëteit, zodat aanmeldformulieren kunnen worden verstuurd.
• Het aangaan van verplichtingen met derden passend binnen de begroting.

Relatie: een korte communicatielijn naar de Commissie Activiteiten.
Contact bestuur: secretaris

Doelstelling (situatie aan de Kerklaan)

De commissie zorgt voor een actuele SLA (Service Level Agreement) met het restaurant en is voor het restaurant het enige aanspreekpunt wat betreft alle activiteiten en de verschillende clubs van de Sociëteit.

Aandachtsgebieden

• Het onderhouden van contacten met het restaurant.
• De commissie benoemt uit haar midden een Commissaris Horeca en vervangend Commissaris.
• Het opstellen en onderhouden van de SLA met het restaurant. In de SLA vindt een vastlegging plaats van de activiteiten van de Sociëteit, van de momenten en zaal (ruimte) van de activiteiten en van de tariefstelling voor Food & Beverage, gebruik zalen en ruimtes en service.
• Alle afspraken van clubs, kringen en leden van en namens de Sociëteit betreffende de horeca en het gebruik van de verschillende ruimtes moeten via de commissie Horeca worden gemaakt (loket-functie via de Commissaris Horeca). De in de SLA vastgelegde wijze van afrekening moet door de Commissie aan de leden van de Sociëteit worden gecommuniceerd en in de praktijk worden nageleefd.
• Controle van de periodieke facturatie door het restaurant aan de Sociëteit of clubs, kringen of activiteiten van de Sociëteit. Korte lijnen naar de verschillende clubs en kringen binnen de Sociëteit, alsmede de Commissie Activiteiten.
• Een periodieke evaluatie van de naleving en voorgestelde aanpassingen in de SLA, vast te leggen in een kort verslag aan het bestuur.
• Een frequente update richting het bestuur over de lopende zaken van en met het restaurant.

Relatie: een korte communicatielijn naar de Commissie Activiteiten.
Contact bestuur: penningmeester